“Ali sploh še kdo bere spremna pisma?” To je vprašanje, ki v zvezi z razgovori slišimo zelo pogosto. Odgovor je kratek: da. Vendar delodajalci pogosto ne berejo tistih dolgočasnih, generičnih spremnih pisem, ki se začnejo z “Javljam se na oglas…”. Berejo tista, ki povedo zakaj se nekdo prijavlja. Zato tudi na naši platformi ne uporabljamo zastarelega izraza “spremno pismo”, ampak prijavitelje pri internih prijavah na platformi pozivamo, naj na jedrnat način odgovorijo na vprašanje, zakaj so oni najbolj primerna izbira za delovno mesto. Temu v našem uredništvu pravimo “motivacijsko sporočilo”.
Življenjepis oziroma CV potencialnemu delodajalcu pove, kaj ste delali. Spremno pismo oziroma motivacijsko sporočilo pa pove, kdo ste in zakaj bi se vklopili v obstoječo ekipo. V poplavi prijav, kjer imajo kandidati podobne izkušnje in izobrazbo, je prav dobro napisano spremno pismo pogosto tisto pero na tehtnici, ki vas spravi na vrh kupa prijav.
V našem prejšnjem članku smo obdelali, kako sestaviti vrhunski življenjepis. Sedaj pa vam predstavljamo 5 pravil, kako napisati spremno pismo oziroma motivacijsko sporočilo, ki ga ne bodo le preleteli, ampak prebrali do konca.
1. Ne ponavljajte življenjepisa (to je najhujša napaka)
Če v spremnem pismu samo v stavkih zapišete to, kar ste v CV-ju zapisali v alinejah, tratite tako svoj čas, kot tudi čas delodajalca. Spremno pismo mora biti “dodatek”, ne “prepis”.
- Namesto: “V prejšnjem podjetju sem 5 let delal v marketingu.” (To je razvidno že v CV-ju).
- Napišite: “V svoji 5-letni karieri v marketingu sem se naučil, da je ključ do uspeha v podatkih. Zato me je navdušila vaša oglaševalska kampanja, kjer ste…”
Povejte zgodbo, ki stoji za podatki. Pojasnite, zakaj ste se odločili za določeno karierno pot ali zakaj vas zanima prav ta industrija.
2. Personalizacija: Domača naloga je nujna
Nič ne reče “vseeno mi je” bolj glasno kot pismo, ki se začne s “Spoštovani,” in je očitno poslano na 20 naslovov hkrati (kopiraj-prilepi).
Če želite izstopati:
- Raziščite delodajalca: Poskusite na spletu ali LinkedIn-u najti ime osebe, ki zaposluje. “Spoštovana gospa Novak,” zveni tisočkrat bolje kot “Spoštovani naslovnik”.
- Omenite podjetje: Pokažite, da veste, kaj delajo. “Spremljam vaš razvoj na področju zelene energije in vaš zadnji projekt v Avstriji me je spodbudil k prijavi…”
3. Spremno pismo: prvi stavek mora “zgrabiti” bralca
Kadrovniki so ljudje. Če je prvih deset pisem dolgočasnih, jim pade koncentracija. Bodite tisti kandidat, ki jih zbudi.
Izognite se frazi: “Prijavljam se na razpisano delovno mesto…” (To vemo, saj smo odprli vaš e-mail). Poskusite raje z nečim bolj drznim:
- “Sem dolgoletni uporabnik vaše aplikacije in vem, kje se skriva potencial za izboljšavo uporabniške izkušnje.”
- “Ko sem videl, da iščete vodjo prodaje, sem vedel, da je to priložnost, da združim svojo strast do tehnologije z mojimi prodajnimi veščinami.”
4. Povežite svoje veščine z njihovimi problemi
Podjetje ne zaposluje zato, ker želi deliti plače, ampak ker ima problem, ki ga mora rešiti. Vi ste rešitev.
V pismu ne naštevajte, kaj želite vi (veliko pisarno, visoko plačo), ampak kaj boste nudili njim.
- “Vem, da se soočate s širitvijo na tuje trge. Moje izkušnje z vodenjem mednarodnih ekip vam lahko prihranijo začetne težave pri organizaciji dela…”
5. Zaključek s pozivom k akciji (Call to Action)
Ne bodite pasivni. Ne zaključite z “Upam na vaš odgovor.” Bodite samozavestni, a vljudni.
- Dober zaključek: “Z veseljem bi se osebno predstavil in podrobneje razložil, kako lahko prispevam k uspehu vaše ekipe. Hvala za vaš čas in lep pozdrav.”
Spremno pismo torej še dandanes nosi svojo težo, a le če je napisano preudarno. Dobro spremno pismo vas lahko pripelje do vašega naslednjega razgovora, na katerega pa se seveda vnaprej pripravite. V našem naslednjem članku te serije bomo obravnavali 7 ključnih vprašanj na razgovoru za službo in kako odgovoriti nanje, da prepričate vašega prihodnjega delodajalca.
Kako dolgo naj bo spremno pismo?
Kratko in jedrnato. Nihče nima časa brati esejev na dveh straneh. Idealna dolžina je pol strani A4 formata oziroma 3 do 4 odstavki (približno 250–300 besed). Bodite spoštljivi do časa bralca.
Ali spremno pismo pripnem kot priponko ali ga napišem v besedilu e-pošte?
To je odvisno od navodil v oglasu. Če oglas pravi “Pošljite CV in spremno pismo v PDF formatu”, potem oba dokumenta pripnite. Če pošiljate prijavo preko e-pošte brez strogih navodil, je najbolje, da krajšo verzijo pisma zapišete kar v besedilu e-pošte (body) – daljšo, uradno verzijo pa pripnete kot PDF. Tako zagotovite, da naslovnik prebere bistvo, še preden odpre priponke.
Ali lahko uporabim ChatGPT za pisanje spremnega pisma?
Umetna inteligenca je odlično orodje za strukturo in ideje, vendar bodite previdni. Generirana besedila so pogosto preveč formalna, brezosebna in polna pridevnikov (“sem strasten, motiviran, inovativen”). Če uporabite ChatGPT, besedilo nujno predelajte, da bo zvenelo kot vi. Kadrovniki hitro prepoznajo robotski stil pisanja.
Spremno pismo je torej še vedno v uporabi, le njegova vloga se je spremenila. Ni več le formalnost, ampak priložnost za “prodajo” vaše osebnosti. Vzemite si tistih dodatnih 20 minut časa, prilagodite svoje spremno pismo in verjemite – razlika bo očitna. Ko bosta vaša CV in spremno pismo pripravljena, pa ne pozabite preveriti najnovejših prostih delovnih mest na platformi zrihti.si.
