V našem prejšnjem članku smo obravnavali, kako uspešno izvesti zaposlitveni razgovor. Ko najdete pravega kandidata za vaše delovno mesto, pa je čas za uvajanje. Učinkovito uvajanje v delo (onboarding) je ključ do dolgoročnega sodelovanja. Tukaj je 5 korakov, s katerimi boste novega sodelavca uspešno vključili v ekipo in zmanjšali fluktuacijo.
Ste vedeli, da se kar 20% novih zaposlenih odloči zapustiti podjetje v prvih 45 dneh zaposlitve? Še bolj zaskrbljujoč je podatek, da 4% novih sodelavcev ne pride nazaj po prvem delovnem dnevu, če je bila izkušnja zmedena ali negativna.
V uredništvu naše platforme opažamo vzorec: podjetja vložijo ogromno energije v iskanje kadra (priprava oglasa, razgovori), ko pa kandidat enkrat podpiše pogodbo, se proces ustavi. Novi sodelavec je prepuščen sam sebi, vržen v vodo z upanjem, da “splava”. To je napaka, ki vas lahko stane tudi na tisoče evrov.
Uspešno uvajanje v delo (v poslovnem svetu znano kot onboarding) ni le administrativni postopek podpisovanja pogodb in prevzema ključev oziroma kartice. Je strateški proces integracije, ki določa, ali bo zaposleni pri vas ostal dolgoročno in kdaj bo začel prinašati dejansko vrednost podjetju.
Za vas smo pripravili 5-stopenjski načrt, kako strukturirati uvajanje v delo, da bo vaš novi sodelavec postal zavzet in produktiven član ekipe.
1. Pred-uvajanje oz. “Pre-boarding”: Ne čakajte na prvi delovni dan
Obdobje med podpisom pogodbe in prvim delovnim dnem je t.i. “črna luknja”. Kandidat je morda dal odpoved v prejšnji službi in je poln dvomov: “Ali sem se odločil prav?”
Če v tem času z vaše strani vlada tišina, se ti dvomi krepijo. Odlični delodajalci to obdobje izkoristijo za grajenje navdušenja nad novo službo pri novo zaposlenemu. Kaj lahko storite?
- Pozdravno sporočilo: Teden dni pred nastopom dela pošljite e-pošto s praktičnimi informacijami (kdaj priti, kje parkirati, koga poklicati ob prihodu …).
- Ureditev birokracije: Priporočljivo je, da novo zaposleni prvi dan ne preživi 4 ure pri izpolnjevanju obrazcev. Če je le mogoče, to rešite vnaprej, na daljavo.
- Priprava delovnega mesta: Nič ne reče “ni nam mar” bolj kot to, da novi zaposleni prvi dan nima pripravljenega svojega računalnika ali stola. Poskrbite, da ga vsa oprema in dostopi že čakajo ob prihodu.
2. Prvi dan uvajanja v delo: Ustvarite “UAU” efekt
Prvi vtis je neponovljiv. Namesto da novo zaposlenega takoj posadite pred kup dokumentacije ali ga pustite samega v pisarni, medtem ko ste drugi na sestankih, poskrbite za družbeno vključevanje.
Naš predlog za agendo prvega dne:
- Sproščen sprejem: Naj ga pričaka vodja ali direktor, ne le varnostnik oziroma vratar.
- Spoznavanje ekipe: Organizirajte kratko jutranjo kavico ali pa skupno kosilo z ožjo ekipo. Družbeno sprejetje je predpogoj za produktivnost.
- “Welcome kit”: Majhna pozornost (npr. zvezek z logotipom, skodelica ali pa preprost priročnik “kdo je kdo”) daje občutek pripadnosti. To se navezuje na znamko delodajalca, o kateri smo pisali v prejšnjem članku.
3. Uvajanje v delo in mentorstvo: Dodelite mu “Buddyja”
Ena najučinkovitejših metod uvajanja v delo, ki jo uporabljajo najuspešnejša slovenska podjetja, je sistem mentorstva ali “Buddy” sistem.
Mentor ni nujno nadrejeni. Pogosto je bolje, da je to sodelavec na isti ravni, ki pozna neformalna pravila podjetja (npr. kako deluje tiskalnik, kako priti do najboljše kave, koga vprašati za rešitev IT težav).
- Naloga mentorja: Biti prva točka stika za “neumna” vprašanja, ki si jih novi zaposleni ne upa postaviti šefu.
- Korist za vas: Novi zaposleni hitreje postane samostojen, mentor pa razvija vodstvene kompetence.
4. Načrt 30-60-90: Jasna pričakovanja
Najpogostejši razlog za nezadovoljstvo v prvih mesecih je nejasnost. Zaposleni ne ve točno, kaj se od njega pričakuje. Porajajo se vprašanja, kot so: “Ali delam dobro? Ali sem prepočasen?”
Namesto da rečete “tvoj cilj je, da se čim prej naučiš”, pripravite strukturiran načrt:
- Prvih 30 dni (Učenje): Poudarek je na spoznavanju procesov, orodij in kulture. Cilj ni produktivnost, ampak absorpcija informacij.
- Do 60. dneva (Prispevek): Zaposleni začne prevzemati manjše, konkretne naloge pod nadzorom.
- Do 90. dneva (Samostojnost): Zaposleni prevzame polno odgovornost za svoje področje in začne predlagati izboljšave.
Takšen načrt daje varnost in občutek napredka.
5. Kultura povratnih informacij (Feedback)
Ne čakajte na konec poskusne dobe (običajno po 3 ali 6 mesecih), da bi zaposlenemu povedali, da nekaj dela narobe. Takrat je verjetno že prepozno.
Vzpostavite redne “check-in” sestanke – na primer ob koncu prvega tedna, prvega meseca in drugega meseca. Vprašajte jih:
- “Kaj vas je najbolj presenetilo (pozitivno ali negativno)?”
- “Imate vsa orodja, ki jih potrebujete?”
- “Ali se delo ujema s tem, kar smo vam predstavili na razgovoru?”
Sveže oči novih zaposlenih pogosto opazijo neučinkovite procese, ki jih vi zaradi rutine ne vidite več. Izkoristite ta vir informacij!
Uvajanje v delo je investicija, ne strošek. Raziskave kažejo, da imajo podjetja s strukturiranim procesom uvajanja v delo kar 50% višjo stopnjo zadržanja kadra in 62% višjo produktivnost novih zaposlenih.
Pri zrihti.si vam pomagamo najti kandidate, vaša naloga pa je, da jih sprejmete medse in navdušite. Z uporabo zgornjih strategij boste poskrbeli, da bodo talenti, ki ste jih tako skrbno izbrali, postali dolgoročni stebri vašega uspeha.
Zapomnite si: Način, kako sprejmete novega sodelavca, pove več o vašem podjetju kot katerakoli marketinška kampanja.
Kako pa doseči, da bo dober in produktiven delavec ostal kar najdlje časa v vašem podjetju? Te teme se dotaknemo v našem naslednjem članku, ki ga lahko preberete tukaj.
Koliko časa naj traja proces uvajanja v delo?
Čeprav mnogi mislijo, da uvajanje v delo traja en teden, strokovnjaki priporočajo, da proces traja vsaj 3 mesece (90 dni), za kompleksnejša delovna mesta pa celo do enega leta. Prvi teden je namenjen administraciji, pravi onboarding – torej integracija v kulturo in delovne procese – pa zahteva čas. Ne pričakujte 100-odstotne učinkovitosti že prvi mesec.
Smo majhno podjetje s 5 zaposlenimi. Ali res potrebujemo formalen proces uvajanja?
Da, morda še bolj kot veliki. V majhni ekipi je vsak posameznik ključen in odhod enega človeka se pozna drastično bolj. Vaš proces ne rabi biti zapleten ali vključevati dragih aplikacij. Dovolj je preprost seznam, kdo bo novega sodelavca pričakal, kdo mu bo pokazal orodja in kakšni so cilji za prvi mesec. To prinaša profesionalnost.
Kaj storiti, če opazimo, da se novi zaposleni ne ujame z ekipo?
Če kljub dobremu uvajanju opazite trenja ali neustreznost, reagirajte hitro. Ne čakajte na konec poskusne dobe. Opravite iskren pogovor – morda gre le za nesporazum glede pričakovanj ali pomanjkanje specifičnega znanja, ki se ga da nadoknaditi. Če pa gre za očitno razhajanje v vrednotah, je bolje sodelovanje prekiniti zgodaj, kar je pošteno do obeh strani.
Ali lahko proces uvajanja digitaliziramo?
Vsekakor. Delodajalci na platformi zrihti.si pogosto uporabljajo digitalna orodja za deljenje priročnikov, video navodil in dokumentacije, še preden zaposleni stopi v pisarno. Vendar ne pozabite: tehnologija lahko nadomesti administracijo, ne more pa nadomestiti človeškega stika, ki je nujen za občutek pripadnosti.
